Una pregunta que se hacen muchos clientes a la hora de contratar un ERP es si deberían optar por un sistema basado en la nube o lo que en la industria se llama on premises, es decir, con el sistema alojado en el servidor y computadores propios. Las empresas que nos dedicamos a vender este tipo de servicios solemos hacer listas comparativas de los beneficios e inconvenientes de optar por una cosa u otra. De hecho, incluyo una infografía con esta lista al final de este blog ;)

Sin embargo, antes de entregarte y que te quedes con ese esquema visual, me gustaría argumentar por qué nosotros solemos recomendar en el 90% de los casos a las empresas que opten por la nube cuando contratan un ERP o moverse a ella cuando ya lo tienen. A continuación, describo algunas situaciones muy claras de cuándo un ERP en la nube es la mejor decisión empresarial.

En primer lugar, cuando una empresa tiene sedes en diferentes países o distintos lugares y cada una de ellas, o muchas, tienen un sistema distinto. En este caso, la decisión de irse a la nube se suele plantear internamente a medida que se adquieren estas empresas o cuando se fusionan. Este es el caso de Cantra, que fue adquiriendo organizaciones en más de 6 países distintos y necesitaba un ERP único y global para todo el grupo, con el objetivo de asegurarse de que “las implantaciones, la estructura, nomenclaturas y procedimientos fueran los mismos, lo cual nos permitía uniformizar la gestión y la supervisión”, señala el director general Luis Viadero. 

El reto de este grupo, que cuenta con marcas tan conocidas como Magefesa, Cruz de Malta, Marmicoc o Fantuzzi, era unificar los distintos sistemas de gestión empresarial heredados de las empresas que había adquirido a lo largo de los años. Y, por otro lado —y esta es otra de las decisiones que suelen pesar más a la hora de moverse a la nube—, querían contar con un sistema que les permitiera seguir con su estrategia de crecimiento y expansión a otros países.

Cuando una empresa mueve su ERP a la nube consigue estandarizar y consolidar, tal y como señala Viadero, sus procesos internos y eliminar barreras entre ellas para que fluya la información. Obtener una visión general y en tiempo real inclina decisivamente la balanza a favor de la nube. Para Cantra era fundamental que “tuviéramos accesibilidad total desde cualquier equipo a nivel mundial y, por último, que no dependiéramos en la programación de un único y exclusivo proveedor de software [al ser Odoo código abierto]”.

Llegados a este punto alguien podría argumentar que prácticamente todo lo descrito hasta ahora se puede realizar con servidores propios, on premises, bajo la atenta mirada del personal contratado de la empresa. Sin embargo, no se puede pasar por alto que el mantenimiento y la sustitución de servidores cada pocos años, así como el gasto en personal de perfil técnico, conlleva un coste muy alto, que además es inevitable. Es mucho más práctico y eficiente que las apps estén alojadas en la nube y que del mantenimiento y las actualizaciones se ocupe un tercero. Además, la información en tiempo real que reclama Viadero solo se puede conseguir con un sistema conectado a la nube; de no ser así, los datos que se obtienen están “pasados” porque alguien se tiene que encargar de reunirlos, procesarlos y enviarlos a la sede central, lo cual consume un tiempo muy valioso.

Por último, si el crecimiento de la empresa es rápido, como ocurre con el grupo Cantra, que ha adquirido 15 compañías en relativamente pocos años, el hecho de que todo el sistema esté en la nube facilita enormemente la tan preciada escalabilidad. Odoo permite añadir módulos de Recursos Humanos, CRM, etc. según van aumentando las necesidades internas de la empresa. Si una pata de la mesa empieza a fallar o se queda corta y el sistema es incapaz de cumplir con los objetivos y/o nuevas obligaciones de todo el grupo empresarial, esto es un síntoma claro de que hay que escalar el sistema. También cuando una pieza del puzzle, como el sistema anticuado o distinto de una empresa en un país determinado, hace que todo el grupo sufra porque no está en sintonía o encaja con el resto.

Un cambio a la nube requiere invertir en tiempo y recursos, es innegable, pero se gana en automatización -es decir, cada vez se hacen menos tareas manualmente- y en crecimiento sin barreras. Desde Nubistalia solo nos queda esperar que ese crecimiento sea rápido y se realice de forma controlada, al ritmo que se marque la empresa, ni más ni menos.

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