El sueño hecho realidad de los Recursos Humanos: sin papel y en el mismo formato

Ana Escalante

Este no es el primer blog que Nubistalia le dedica al departamento de Recursos Humanos, ni será el último dada la innegable importancia de los empleados como principal activo de una empresa. Y puestos a hablar de cosas innegables, empecemos por destacar las dos típicas pesadillas de cualquier departamento de RH que no trabaja con los módulos de Odoo o un ERP totalmente integrado.

Pesadilla nº1: La información de cada una de las funciones que intervienen en el departamento de RH está fragmentada en distintos sitios y en diferentes formatos.

Pesadilla nº2: Acumula de forma innecesaria y costosa toneladas de papel en forma de autorizaciones, encuestas de satisfacción, contratos y un largo etcétera.

Odoo CMS- Imagen simple flotante

Si a su organización le quita el sueño cualquiera de estas dos pesadillas en su día a día, no sufra más de la cuenta, no está solo. Pero sea práctico y póngale remedio. Odoo es capaz de integrar todas estas funciones en el mismo formato y en el mismo sitio, de manera que la información fluya de un sitio a otro de forma natural, siguiendo los procesos normales de las tareas habituales de cualquier departamento de RH o empleado cuando se relaciona con él. Y SIN la necesidad de imprimir, rellenar o copiar ningún papel en formato físico.


Es decir, con Odoo un empleado de RH podrá pasar por todas las etapas del típico flujo del departamento sin salir del sistema, aunque la información SÍ pueda fluir fuera de él para, por ejemplo: publicar un nuevo puesto de trabajo en la página web de la empresa, enviar un correo para citar al candidato a una primera entrevista o un contrato al trabajador recién contratado. Y también recibir esa información de vuelta, como por ejemplo: el correo confirmando la asistencia a una segunda entrevista, el contrato firmado que lo convierte en empleado o las respuestas al formulario de satisfacción después de cumplir el primer mes en la empresa.

Odoo CMS- Imagen simple flotante

Por ejemplo, el empleado de RH podrá empezar en la app de Reclutamiento para crear una nueva posición, publicarla, recibir todos los candidatos, analizarlos e invitar a una entrevista personal o por teléfono a aquellos que él considere aptos. El candidato, además, recibirá una notificación sabiendo cuándo ha pasado de una etapa a otra del proceso de selección. 

Una vez que haya sido seleccionado, mediante la app de Firma el empleado podrá enviar el contrato al candidato para que éste lo firme, lo rellene y lo vuelva a enviar a la empresa sin que intervenga en ningún momento una hoja de papel. El candidato tan solo tiene que clicar en un enlace que recibe por correo electrónico y rellenar los campos que el documento le va señalando, incluyendo la firma al final del documento (que se hace con el ratón). Cuando el empleado de RH recibe el contrato tan solo tiene que descargarlo y guardarlo donde considere más oportuno, en el ordenador o vinculado a la ficha de empleado de su app de Empleados

En esta ficha figura toda la información personal y relativa a la empresa de las personas que se incorporan a ella, desde la copia del carnet de conducir, si es necesario, hasta el tipo de auto de empresa que maneja. Hay una app específica para las empresas que trabajan con coche de empresa que se llama Flota y en la que figura el tipo de contrato de renting, el kilometraje, los servicios asociados, etc. pero que, como todas las demás, está integrada en el sistema. 

Otro tipo de información que también está disponible son: las vacaciones o ausencias aprobadas, en qué fechas, si han sido aceptadas por el empleado o su gerente y todo lo relativo a su duración. La app específica para gestionarla es Asistencias. 

Además, el empleado de RH puede enviar a través de la app de Evaluaciones formularios y encuestas de satisfacción para conocer el rendimiento y la relación que va forjando el recién incorporado con la empresa. Para ello hace falta instalar la app de Sitio Web porque es ahí donde se publican estas encuestas y formularios, y donde entra el empleado para rellenarlos. El empleado de RH selecciona qué tipo de encuestas enviar a cada persona, porque como es natural no enviará el mismo documento a un gerente que evalúa que al empleado que está siendo evaluado. 

Por último, cada empleado puede entrar con sus claves al sistema y rellenar en la app de Gastos la información sobre la comida comercial que acaba de tener con un cliente en un restaurante de la ciudad, adjuntar el recibo y esperar 'pacientemente' a que el gerente, en tiempo real, lo vea y lo apruebe desde su computador. 

Aquí terminamos nuestro viaje virtual por los módulos de recursos humanos. Ha sido relativamente corto, pero hemos viajado de un departamento a otro sin salirnos del sistema y sin haber tocado un papel, tan solo el teclado y el ratón de nuestro computador. Si desea conversar con algún experto de Nubistalia sobre las apps de Recursos Humanos y las posibilidades que ofrecen, no dude en comunicarse con nosotros.

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