Los gastos de los empleados, claros como el agua con Odoo

App financiera

Nubistalia, Cristián Courbis

Cualquier empresa, por grande o pequeña que sea, tiene que enfrentarse tarde o temprano a la gestión de los gastos relacionados con las actividades comerciales que realiza su equipo de ventas o los proyectos. No es la parte más ‘sexy’ de hacer negocios porque es una actividad administrativa tediosa que consume parte de nuestro valioso tiempo, pero hay que realizarla porque es crucial saber con exactitud los gastos asociados a cada proyecto y su rentalibilidad, por ejemplo, para conocer la buena marcha o no de los mismos. Además, realizar un seguimiento de los gastos comerciales ocasionados en un proyecto puede complicarse enormemente dependiendo del número de empleados de la empresa y su localización, o de cuándo y cómo han sido procesados los recibos. 

Por ejemplo, digamos que un comercial de nuestra organización viaja a otro país para visitar a un cliente potencial, salen a comer, él se encarga de pagar la cuenta y quiere procesar de inmediato el recibo por si lo pierde. La app de Gastos de Odoo-Nubistalia se lo permitiría porque tan solo tendría que realizar una foto del mismo con su móvil y enviarla a una dirección de correo electrónico designada poniendo en el asunto toda la información asociada a ese recibo, lo que crearía automáticamente el gasto en el pipeline. El gerente que se encuentra en la casa matriz frente a un computador podría ver el gasto en el módulo de CRM, incluyendo la foto del recibo, y aprobarlo. Incluso podría rechazarlo si hubiera algún dato confuso en el recibo enviado y poner una nota explicando los motivos de la devolución. Esa nota quedaría en el registro de gastos relacionado con el proyecto u oportunidad comercial. A su vez, el comercial podría editar ese registro e incluir una respuesta.

Por otro lado, la app para la gestión de Gastos facilita enormemente el seguimiento de los movimientos de los recibos y gastos dentro de la empresa. Se trata de una completa maquinaría en la que intervienen varias apps o módulos —CRM, Ventas, Proyectos, Contabilidad, Gastos, Facturación— lo que permite realizar un seguimiento total de los movimientos de los gastos desde el punto de vista tanto del vendedor como del gerente, tanto desde una aplicación web, una aplicación web + móvil o desde una app móvil. 

Como la app de Gastos está integrada dentro del ERP se pueden incluir los gastos comerciales asociados al proyecto en las facturas a los clientes, así como realizar multitud de tareas y que quede reflejado en los procesos internos de la empresa de una forma muy simple, rápida y eficiente. Además, el gerente puede obtener informes acerca de los gastos por empleado, por proyecto o equipo de ventas con el objetivo de asegurarse de que se mantengan dentro de los objetivos y presupuestos previstos. También averiguar los gastos no pagados que quedan por abonar. Y todo ello prescindiendo del papel y sin que nada se pierda por el camino.


Por último, si su empresa dispone de una flota de vehículos, sería capaz de realizar un seguimiento y registro de los kilómetros, el programa de mantenimiento de esa flota, los contratos y demás de una forma clara y organizada.

 

Infórmate sobre la App de Gastos y ten las cuentas claras.

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