En un blog anterior de Nubistalia, titulado "¿Por qué cada vez más empresas migran de SAP a Odoo ERP?", te contamos por qué muchas organizaciones están dando el salto de SAP a Odoo. En concreto, hablamos de empresas como TechN, que había confiado en un ERP robusto y consolidado como SAP para gestionar sus operaciones. Sin embargo, a medida que la empresa evolucionaba, los costos crecientes, la rigidez del sistema y la falta de adaptabilidad comenzaron a pesar demasiado. Fue entonces cuando TechN descubrió Odoo y decidió migrar hacia una alternativa más flexible y moderna.
Esta no es una historia única. Cada vez más empresas están migrando de SAP a Odoo. De hecho, Odoo gana más de 7.000 clientes al mes. Ahora que ya conoces las razones por las que tantas empresas están migrando hacia Odoo con un partner de confianza como Nubistalia —flexibilidad, ahorro de costes, facilidad de uso y escalabilidad— queremos compartir contigo los principales desafíos que encontrarás en el camino y las claves para afrontarlos con éxito.
La historia de Laura: enfrentarse al cambio
Imagina a Laura, directora financiera en una empresa que lleva años usando SAP. Cuando la decisión de migrar a Odoo ya está tomada, Laura siente cierta inquietud y se pregunta: ¿Qué pasará con los datos históricos? ¿Cómo se adaptarán sus compañeros al nuevo sistema? ¿Habrá interrupciones en la operativa diaria?
Es normal sentir incertidumbre ante un cambio tan importante. Por eso, es fundamental identificar claramente estos retos, comunicarlos y tener en cuenta las mejores prácticas para afrontarlos con éxito.
Principales desafíos al migrar de SAP a Odoo
1. Complejidad en la migración de datos
SAP es conocido por su complejidad técnica y estructuras rígidas. Migrar grandes volúmenes de datos históricos —clientes, proveedores, productos, facturación— puede ser un proceso delicado. Además, garantizar la calidad y consistencia de los datos transferidos es esencial para evitar problemas posteriores.
Buena práctica: Antes de comenzar la migración, es fundamental realizar un análisis exhaustivo para identificar los datos críticos que deben transferirse. Limpiar y organizar los datos para evitar redundancias o errores durante el proceso. Utilizar herramientas especializadas para la extracción, transformación y carga (ETL), puede ser clave para garantizar una transición fluida.
2. Adaptación de procesos empresariales
Cada empresa tiene procesos únicos que han sido ajustados durante años al entorno SAP. Al cambiar a Odoo, estos procesos deben redefinirse o adaptarse para aprovechar al máximo las capacidades modulares y flexibles del nuevo ERP.
Buena práctica: Es crítico realizar un mapeo detallado de tus procesos actuales e identificar cuáles deben mantenerse, optimizarse o eliminarse. Lo positivo es que puedes aprovechar esta oportunidad para simplificar flujos redundantes e implementar mejores prácticas del sector. Esto es algo que deberías realizar en estrecha colaboración con tu partner de Odoo.
3. Integración con sistemas externos
Muchas empresas utilizan aplicaciones externas conectadas actualmente a SAP (CRM específicos, plataformas logísticas o sistemas EDI). Integrarlas correctamente con Odoo es fundamental para mantener la continuidad operativa y evitar interrupciones en los flujos de trabajo existentes.
Buena práctica: Evalúa con tu partner de Odoo todas las integraciones necesarias antes del inicio del proyecto y prioriza aquellas críticas para tu negocio. Cuenta con soluciones robustas que permitan conectar Odoo con tus sistemas externos sin pérdida de información ni funcionalidades clave.
4. Gestión del cambio y adopción por parte del equipo
Uno de los mayores retos al implementar un nuevo ERP es conseguir que el equipo lo adopte rápidamente y sin resistencia. Cambiar un sistema tan arraigado como SAP puede generar incertidumbre e incluso rechazo entre algunos de tus empleados si no se gestiona adecuadamente el cambio cultural dentro de la organización.
Buena práctica: Invierte tiempo en formar a tus empleados desde el primer día con un buen sistema de acompañamiento. Organiza sesiones prácticas e intuitivas que les permitan entender cómo el nuevo sistema facilita su trabajo diario. Proporciona todas las herramientas necesarias para que puedan formarse y familiarizarse con Odoo. Además, involucra a líderes internos para fomentar una actitud positiva hacia el cambio.
En este sentido, Cristián Courbis, director comercial de Nubistalia, añade que "la gestión del cambio es fácil en la medida en que estás ofreciendo a tus empleados un sistema que es más intuitivo, más fácil y más acorde a cómo debe trabajar la empresa. Al final, SAP te obliga a seguir un camino rígido, mientras que Odoo hace todo lo contrario: te ayuda a seguir el camino que mejor se adapta a tu empresa. Si la manera de trabajar es más sencilla y más lógica, la gestión del cambio se vuelve mucho más natural y fluida".
5. Seguridad y cumplimiento normativo
La migración implica trasladar información sensible (datos financieros, personales o estratégicos). Garantizar la seguridad durante todo el proceso es esencial, así como cumplir con normativas como el RGPD o estándares internacionales como ISO 27001.
Buena práctica: Implementa con tu partner protocolos estrictos para proteger tus datos durante la migración y realiza auditorías periódicas para identificar posibles vulnerabilidades antes del lanzamiento definitivo.
Las claves para una migración exitosa
Para asegurar una migración exitosa de SAP a Odoo, es importante seguir una metodología estructurada basada en buenas prácticas que debe garantizar un partner de confianza:
- Diagnóstico inicial detallado: Analiza profundamente tu situación actual para identificar riesgos y oportunidades.
- Planificación personalizada: Diseña un plan adaptado específicamente a las necesidades únicas de tu empresa.
- Migración incremental: Minimiza riesgos migrando progresivamente por áreas funcionales o módulos.
- Pruebas exhaustivas: Realiza pruebas funcionales y técnicas antes del lanzamiento definitivo.
- Formación continua: Acompaña permanentemente a tu equipo durante todo el proceso.
- Soporte post-migración: Asegúrate de contar con soporte especializado tras la puesta en marcha para garantizar estabilidad operativa.
Volvamos con Laura…
La empresa de Laura decidió seguir estas buenas prácticas durante su migración hacia Odoo con Nubistalia y actualmente está muy satisfecha viendo cómo su empresa ha ganado flexibilidad operativa, reducido costes significativamente y cómo sus compañeros disfrutan usando un ERP más intuitivo y amigable.
En Nubistalia hemos ayudado a empresas como la de Laura a superar estos desafíos con éxito gracias a nuestra experiencia desde 2011 como partner oficial de Odoo. Si estás considerando dar el salto hacia un ERP más moderno y flexible como Odoo, podemos ser tu aliado en este proceso.