Seguimos hablando de clientes y seguimos hablando del CRM (Customer Relationship Management) de Odoo-Nubistalia, pero esta vez desde el punto de vista interno de la organización del flujo de trabajo. La app estrella de Odoo distingue claramente entre lo que son iniciativas y oportunidades, así que es importante que el equipo de ventas sea consciente de la diferencia entre una cosa y otra a la hora de utilizarlo y configurarlo. Odoo califica como oportunidad aquellos clientes que ya son contacto en el sistema, con su información, interés específico, etc, y son dirigidos directamente a los comerciales para que puedan comunicarse con ellos a lo largo de todo el flujo comercial.

Por contra, las iniciativas son clientes potenciales que podrían haber llegado a nosotros un poco de rebote, incluso por una confusión respecto a lo que comercializa nuestro negocio. Por ejemplo, podría darse el caso de que una persona buscando un pintor contactara con nuestra empresa de venta de pinturas. De ser así, es posible que el cliente ni siquiera estuviera interesado en iniciar una conversación con los comerciales de nuestra empresa. Esto, como es evidente, haría perder una cantidad significativa de esfuerzo y energías al equipo comercial. ¿Quieren darse ese lujo? 

Dependerá un poco de cómo llegan los clientes hasta su negocio, pero para evitar comunicación y esfuerzos innecesarios le bastaría con crear una etapa extra que incluya la calificación del interés de este cliente. Las iniciativas no aparecen en el sistema de Odoo de forma automática así que debería acudir a los ajustes del módulo de CRM y marcar la opción que dice Iniciativas. Se trata de un paso muy sencillo y que le puede ayudar a maximizar los esfuerzos de su equipo de ventas puesto que identificar de forma temprana aquellos clientes que realmente no son potenciales le permitiría centrarse en aquellas oportunidades que sí tienen alguna posibilidad de materializarse.

Una vez que haya creado la etapa de Iniciativas, ya puede empezar a gestionarlas. Pongamos que está en una feria en Frankfurt donde le han dado una tarjeta de alguien que ha mostrado interés por sus productos. Allí mismo, en Alemania, abre su computador, se mete en el sistema e introduce manualmente los datos de esa persona en la etapa Iniciativas para que el equipo de ventas lo tengo en cuenta y sepa que ha entrado una nueva. En ese momento puede decidir incluso a qué equipo de ventas puede asignársela (América Latina, Europa…) y adjudicarle un nivel de prioridad de acuerdo a la conversación que haya mantenido con la persona que le entregó la tarjeta. 

Después de la conversación se muestra optimista y le adjudica a la iniciativa una prioridad 3 estrellas porque el cliente ha hecho preguntas muy certeras acerca de uno de sus productos. Además, le añade una etiqueta del producto concreto por el que esta persona ha mostrado interés. Le recordamos que tanto las etiquetas o los motivos de pérdidas de iniciativas u oportunidades se pueden crear en la configuración del CRM y responderán a las particularidades de su negocio. 

El gerente que está en Alemania y ha introducido los datos que aparecen en la tarjeta también puede acudir a la sección de informes de esas iniciativas y ver cuántas hay activas en estos momentos, además del comercial que las tiene asignadas. Si, por ejemplo, se diera cuenta de que un comercial tiene 5 iniciativas y otro sólo 1 podría tomar decisiones respecto a quién sería la persona más apropiada para encargarse de ella. 

La ficha con los datos de la iniciativa permite asignarle un comercial concreto y además, sin salirse de la ficha, enviar un correo al cliente potencial indicándole que muy pronto el personal de ventas de la compañía se pondrá en contacto con él para hacer un seguimiento de la conversación mantenida en Frankfurt. El comercial que se encargará de la iniciativa podrá ver en el historial de la misma todos los pasos dados y conversaciones mantenidas con ese cliente y no perderá el tiempo en repetirlos, ni en solicitar información detallada del historial de las comunicaciones.

El sistema también permite cosas muy prácticas como configurar un correo específico para un equipo de ventas concreto que haría que todas los formularios de contacto procedentes de América Latina de nuestra página web, por ejemplo, llegaran directamente a ese equipo. (americalatina@nubistalia.com) Cuando el equipo latinoamericano recibe un formulario, procede a calificarlo como Oportunidad pulsando un botón y en ese momento se asigna a un comercial concreto. De esta manera, cuando el gerente consulte el Flujo de ventas del equipo podrá comprobar qué iniciativas y oportunidades ha recibido América Latina y quién las gestiona. 

 

Por último añadir que las iniciativas pueden cargarse importando un fichero de Excel o CSV, así que no es necesario que se introduzcan los datos manualmente, tal y como hemos visto en el ejemplo del gerente de Frankfurt.

Si quiere obtener más información de cómo fluye la información en el CRM de Odoo-Nubistalia, puede leer otros blogs sobre este tema y/o comunicarse directamente con nosotros:

El día a día del comercial con el CRM de Odoo + VoIP

La conquista del cliente a la fuga